“این سیستم ها ترکیبی از نرم افزارها و سخت افزارها و کامپیوترها هستند که با کمک آن ها وظایف خود را تغییر می‌دهند و یا ‌بر اساس بازخوردی که دریافت می‌کنند به شرایط مختلف عکس العمل نشان می‌دهند”(توربان و همکاران، ۲۰۰۳،ص۲۵۵).

د) شبکه های عصبی^[۲۳]

یکی از جنبه‌های هوش مصنوعی که اهمیت آن رو به افزایش است شبکه های عصبی می‌باشد. شبکه عصبی سیستم کامپیوتری است که می‌تواند مانند مغز انسان عمل کند یا وظایف آن را شبیه سازی کند. در این سیستم‌ها مانند مغز انسان از انبوه پردازش های موازی استفاده می شود . این شبکه ها قادرند انبوه داده ها را یکجا پردازش نمود ه و یاد می گیرند که نمونه ها را تشخیص دهند . سپس خود را به گونه ای برنامه ریزی و تنظیم می‌کنند که مسائل مربوطه خودشان را حل نمایند .

برخی از ویژگی های شبکه عصبی عبارت است از :

1. 1. قابلیت بازیابی اطلاعات حتی اگر برخی از توده ها ی عصبی از کار بیفتد.

1. 1. اصلاح سریع داده های ذخیره شده با توجه به اطلاعات جدید

1. 1. قابلیت کشف روابط و روندها در پایگاه های بزرگ داده ای

1. 1. قابلیت حل مسائل پیچیده ای که برای حل آن ها اطلاعات کافی وجود ندارد ( صرافی زاده و پناهی ، ۱۳۹۰)

۳ـ۴ـ۳ـ۲ـ سیستم اتوماسیون اداری ^[۲۴]_:

در نگاه عامه ، بسیاری از فناوری اطلاعات را برابر این مفهوم می دانند . اتوماسیون اداری ، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آن هاست . استفاده از رایانه ها جهت تهیه اسناد، نگهداری و بازیافت آن ها و نیز ارسال داده به بخش های مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است. ایده دفاتر بدون کاغذ^[۲۵] و نتایج مفید حاصل از آن تنها از طریق به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری تحقق می‌یابد.

با پیدایش سیستم های پست الکترونیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می‌کنند. در ضمن از آن جایی که کارکنان اداری می‌توانند از فایل ها ی مشترک استفاده کنند ، تابلوی اعلانات الکترونیکی^[۲۶] نیز ایجاد شده است . این فایل ها پست الکترونیکی هستند که مردم می‌توانند پیام های عمومی خود را روی آن ها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه اند به طوری که با پیشرفت فناوری می توان نمودارهای با کیفیت عالی در این پیام ها

قرار داد. به علاوه با پیدایش فاکس هزینه مکاتبات کاهش یافته ، به طوری که مدارک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان می توان از طریق خطوط تلفن انتقال داد.

به موازات این پیشرفت ها فناوری رایانه ای سیستم ها ی صوتی اداری را نیز ارتقاء داده است. تلفن های اداری به سیستم های اختصاصی مبادله^[۲۷] خیلی پیچیده مرتبط می‌شوند. PBX را یک صفحه کلید رایانه ای است که ارتباطات بین ادارات و افراد را انجام می‌دهد. این سیستم ها برای سازمان ها این امکان را فراهم می‌کنند تا سیستم های پشت صوتی داشته باشند که نه تنها سیستم های پیچیده پست صوتی را پشتیبانی کنند، بلکه بتوانند سیستم های کنفرانس تلفنی و امثال آن ها را پشتیبانی کنند.

به علاوه شرکت ها و سازمان هایی که با حجم عظیم از اسناد روبه رو هستند، مانند شرکت های بیمه ، سیستم های پردازش تصویری تهیه کرده‌اند به طوری که با کمک اسکنر می‌توانند تصویر الکترونیکی ایجاد کنند. مثلا شرکتی که در صنعت بیمه فعالیت دارد، از هر سندی که دریافت می‌کند یک تصویر الکترونیکی تهیه می‌کند.هر تصویر از نظر تاریخ ، زمان و برخی شماره های مهم ( مانند شماره مشتری، شماره صورتحساب و امثال آن ) و توضیحات مربوطه به صورت رمز درمی آید . این سیستم به سازمان کمک می‌کند که خیلی سریع به تمام مکاتبات دسترسی داشته باشد. مثلا وقتی که مشتری در رابطه با یک مورد خسارت مراجعه می‌کند، مسئول مربوطه می‌تواند به صورت الکترونیکی به تمام داده ها و مکاتبات مربوط به آن ادعا ، دسترسی داشته باشد.

سیستم ها ی نوشتار گروهی نیز تهیه شده است. این سیستم ها به کارکنان کمک می‌کند تا بتوانند به صورت موازی و گروهی با یکدیگر کار کنند . هدف از تهیه سیستم های نوشتار گروهی آن است که کار افراد به تلاش های گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران تهیه شده است، دسترسی داشت. کاربرد سیستم های ویدیویی نیز روبه گسترش است. سازمان های بزرگ از قابلیت های کنفرانس ویدیویی استفاده می‌کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رودر رو با یکدیگر ارتباط برقرار کنند . در ابتدای کار، از این قابلیت ها برای ارتباط چند مدیر در دو یا سه محل استفاده می شد. اما اخیراًٌ از این سیستم ها برای ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده می شود.

جدول: ۱ـ۲ انواع کاربردهای اتوماسیون های اداری

برنامه اتوماسیون اداری کاربرد کلمه پردازها

پست الکترونیکی ( Electronic mail )

تابلوی اعلانات الکترونیکی

پست صوتی ( Voice mail )

پردازش تصویر ( Image Processing )

سیستم نوشتار گروهی

کنفرانس ویدیویی

OAS جامع

تهیه اسناد و مدارک

دریافت و ارسال پیام

انتقال نامه و مکاتبات از طریق خطوط تلفن

پشتیبانی از جعبه های پستی صوتی و ارائه خدمات پیچیده تلفنی

دسترسی On – line به مکاتبات و اسناد دیگر

افراد به صورت گروهی می‌توانند به طوری موازی روی یک سند مطلب بنویسند.

ارتباط رودر رو بدون مسافرت

ترکیب اسناد و پیام ها

اتوماسیون اداری و بهره وری

یکی از دلایل عمده کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات در محیط اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می‌کنند . بررسی هایی که در نیمه دهه ۱۹۷۰ انجام گردید نشان می‌داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می‌باشد.

بررسی های شرکت های آمریکایی در خلال یک دوره ده ساله منتهی به اواخر دهه ۱۹۸۰ نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباٌ ۹۰ درصد رشد داشته است، در حالی که در امور دفتری ۴ درصد افزایش وجود داشته است. گزارشات دریافتی از این شرکت ها حاکی از آن است که در خلال این دوره ده ساله کل هزینه امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ درصد به ۳۰ الی ۴۰ درصد کل بودجه افزایش یافته است.

یکی از نتایج این مطالعه این بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است، و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخش ها ، دارای کارایی کمتری بوده است. برآورد انجام شده نشان می‌داد سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ای تجهیزات و ماشین آلات به کار رفته بوده است. در حدود ۱۰ برابر سرمایه گذاری در بخش اداری بوده است. نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه ای که بهره وری بالایی دارد، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد. ( همان منبع ، ص ۶۵ـ۶۷)

مزایای اتوماسیون اداری :

۱ـ مزایای مستقیم

مزایای مستقیم عبارتند از افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار.